Conseil organisation conférences

Avant, pendant, et après

L’organisation d’une conférence ou d’une réunion – quels que soient le thème, le nombre de participants, le lieu – constitue à la fois un défi et un atout. Elle représente un investissement financier aux enjeux multiples et un évènement peut être affecté par des détails en apparence anodins.

La perception par les participants de détails d’organisation peut avoir un impact significatif positif ou négatif sur l’image et la réputation professionnelle de l’entité organisatrice.

L’objectif visé de la manifestation sera atteint avec d’autant plus d’efficacité qu’il ne sera pas perturbé par des détails d’organisation et de fonctionnement.

Fort de plus de trois décennies d’expérience dans ce secteur, nous proposons une prestation de conseil aux organisateurs de conférences, pour assurer que l’ensemble des éléments liés à l’organisation et au déroulement d’une manifestation sont pris en compte de manière adéquate.

Nous pouvons intervenir à trois niveaux :

Avant :

  • élaboration/vérification/relecture/traduction des documents et supports de préparation (invitations, programmes, appels à contributions, résumés)
  • analyse des programmes (répartition des sessions, temps de parole, sessions Q/R, temps de pause)
  • logistique (lieu, site, accès installations, transports)
  • supports techniques : systèmes audio-visuels, sonorisation, compatibilité informatique

Pendant :

  • disponibilité, actualisation des documents supports
  • rédaction de minutes, notes et commentaires
  • horaires et gestion des temps de parole
  • collecte de commentaires

Après :

  • débriefing, analyse commentaires satisfaction, actualisation de documents
  • réécriture/traduction/transcription minutes et notes

Notre écosystème, nos réseaux et notre expérience nous permettent de recommander des prestataires dans de nombreux domaines annexes à l’organisation de conférences (restauration, accueil, supports audio-visuels, gestion des participants, logistique transport et logement).

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